実績・お客さまの声

「ファシリテーション」で意見が活発に出る!誰にでもできる、ヤル気が高まる会議運営「4つの技術」

目次

企業概要

企業名:匿名
業界:製造業(電気製品)
企業規模(社員数):3500名
相談者:教育センター長

ファシリテーション研修導入の背景

主体的な提案が出てこない

「主体的な提案が出てこない」

現場から出てきた問題事項は、製品開発においても製造においても、もちろん営業においても、社員の多様なアイデアが必要であるにも関わらず、主体的な提案が出てこないということでした。有能なリーダーに主導されて事業展開をしてきた結果に醸成された「指示に従って、勤勉に仕事をする」文化のようなものが、ここにきて弊害になってきているとも思えます。

「自発性が向上して活発に意見が出る会議運営を実現したい」

製品や事業アイデアを出す場としての「会議」において、意見が出ずに不活性な状態が非常に懸念されるということです。そこでまず目指すべきは、自発性が向上して活発にアイデアが出る会議運営を実現しようということになりまして、このファシリテーション研修を選んだというわけです。

「大人の会議とは思えないようなレベル」

会議という場で起こっている問題をあげるとわかりやすいと思います。例えば、いつも同じ者が喋る、ポジションパワーがあり、声が大きい人間が喋りつづけて議論がなされないという問題。意見を言わない人は一言も発言せずに会議が終わる。対話はあるけれど議論が右往左往して結論がでずに終わってしまう会議。当然に行動計画も決まらない。会議が終わってから井戸端風に考えを述べる参加者など・・・、お恥ずかしいのですが、大人の会議とは思えないようなレベルになっているのが現状でした。

「ダイバーシティー対策としても期待」

働く人たちの多様性を受け止めるダイバーシティー対策としても、異なる条件を持つ人たちをまとめあげてマネジメントしていくスキルとして期待しています。

 

どんな懸念や制限(研修実施における気がかり)があったか

研修の前段階で懸念していたことは、以下の4つでした。

  1. 選択型研修とはいえ、受講者にはある程度のヤラサレ感があるのではないかということ。
  2. 現状の会議の特徴は、いつも同じ者が喋る、結論の出ない、長時間の会議ということでした。
  3. 現場に戻って、どの程度の実践を行う人達か。実践の企業文化はあるのかということ。
  4. マネジメントスタイルの傾向。どの程度指示命令型/ボスマネジメント・スタイルかということ。

これらの懸念を払しょくするための施策も用意して研修をスタートさせました。

どう分析し、何を実行したか

いつものごとく・・・、現状を正しく把握するために人事担当者および研修受講者2名、メンバー(会議の参加者)2名と対話の時間を設けました。これによって、研修テーマに関する受講者の方々の知識、マネジメントの傾向、会議や討議における問題事項などが詳しく理解できました。

会議の問題は、「時間内に終わらない」「一人の人間が喋りつづける」「意見が出ない」「いやいや参加している」「決めるべきことが決まらない」など多くの職場で見られる問題現象でした。

人事担当者や受講者がファシリテーションの活用を通して目指したいゴールは、「活発な議論が生まれる自発性」「多様な意見をまとめる意思決定」「実行へのモチベーション」「適切にPDCAが回る」などの状態を創りだすことでした。

これらの問題とゴールを踏まえて工夫を加えたプログラム概要は以下のようなものになりました。

実施内容ねらい
①事前の課題として、自分たちの会議・討議の現状分析を行う現状の「良し悪し」を認識して研修にのぞむこことで問題意識を高める
②集合研修では、知識理解、技法学習、体験学習(実習が70%)と講師からのフィードバック多様な学習形式を組み合わせて理解を促進する
③現場での実行を促進する工夫として・・・
 自分たちの会議のプログラム設計
 現場で実行した後にレポート提出
 そして講師からのフィードバック
「何をどのように」行うかを具体化することで実行率を高める。レポート提出とそれに対するフィードバックを用意して、さらに理解を進める。
④現場で実行した後に(成功と失敗を経験したうえで)フォロー研修体験学習(やってみる、ふりかえる、仮説を立てて再度やってみる)によって「できる」に近づける
⑤部下にもファシリテーション技法を指導普及させること など人に教えることで学びをさらに促進させる

現場で実行した後に作成したレポートを見ると、100%の受講者が実践をしていました。従来の会議に較べて「笑顔や意見が増えた」「時間内に結論が決まった」などの目に見える変化を生み出した受講者は60-70%ほどでした。新しいやり方を実践してみたが、準備不足などで明らかな変化にまでは至らなかった受講者が30-40%といった結果でした。現場で実践を行うことで自分の課題にはっきりと気づきます。さらに、その課題はフォロー研修で解決するという仕組みになっています。

研修実施後の受講者の感想

研修と現場での実践を終えてから(研修の1か月後位に)アンケートを取っています。このアンケート内容には受講者が現場で実施したことや、そこから気づいたこと、そして更なる課題などが書かれています。
例えば……

「研修ではすぐに使えそうな技法がいろいろありました。 今までは知らなかった考えや技法でしたが、なんとか実践もできました。従来会議とは違って意見が活発に出たことが良かったです」

「研修の中で、現場の会議の進め方のプランを立てて、それに沿ってやってみると結構うまくいった」

「なによりも参加者が活発に対話する様子を見ていると嬉しくなりました」

「参加者の意見や考えを引き出すことは、彼らのヤル気を引き出すことになっている」

「準備をすることで相当に良い会議にできることがわかった」

「社員同士の関係性も良くなる印象を受けた」など。

非常にうまくできている受講者もいますし、まだまだ経験を要する人もいますが、小さな変化が起きているということが伝わってきます。

研修プラン・期間・料金等

集合研修3日 90万(1日30万)
講師からのフィードバック・コメント作成10万
合計100万

研修を実施させていただいた感想

受講者の評価が高いから、このプログラム(多少の改変を重ねてはいる)を何年も続けています。

当然に、受講者は一度で「うまくできる」ようにはならないですから、繰り返し実行するということが最も大切だと考えています。そして、小さくても良い変化を起こすことができると、まずは楽しいですし、さらに工夫をしてみようという気持ちになりますからね。このような成功体験を得やすいということが一番重要なことかもしれませんね。

主催者側の見解としては、研修終了後に全受講者が現場で実践を行っていることに喜びを感じています。研修で学んだ技法を使って、良い変化を起こせた受講者が非常に多いという点も嬉しく思っています。

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